«Reunirse es un comienzo,
permanecer juntos es un progreso,
trabajar juntos es el éxito»
Henry Ford.
Introducción
En esta oportunidad, nos gustaría analizar, desde la mirada de la disciplina del Coaching Ontológico(2) a los Equipos de Trabajo, desde los elementos que son necesarios para su conformación hasta conocer cuales pueden ser los motivos por que cuales es mejor no conformarlos. Nos preguntamos:
- Cuando resulta conveniente trabajar en Equipo?
- Todas las personas pueden hacerlo?
- Qué recaudos debo tomar para que Trabajar en Equipo sea un éxito?
Herramientas para definir el Objetivo del equipo
Si necesitamos que una tarea se lleve a cabo, tenemos que tener absoluta claridad para definir el OBJETIVO que queremos alcanzar. Para esto, y utilizando las herramientas que nos brinda el Coaching, podemos realizar un breve chequeo del mismo para saber si es SMART(3):
S (Specific) Específico
M (Medible) Medible
A (Attainable) Alcanzable
R (Realistic) Realista
T (Time) Tiempo
Cuando definimos un Objetivo, es importante que sea Específico (Specific), es decir, tiene que ser concreto y detallado, para saber qué vas hacer y cómo lo vas a conseguir. Además, debe ser Medible (Medible), marcar diferentes parámetros que nos hagan saber que estamos yendo por buen camino y cuando hemos alcanzado el resultado final. Lógicamente, tiene que ser Alcanzable (Attainable), que lo puedas lograr: Ni tan fácil que no llegue a entusiasmarte, ni tan imposible que te desmotive. Esto deriva en su rasgo de Realista (Realistic), que midas tus fuerzas, los recursos de los que dispones y los que necesitas para obtener ese Objetivo. Y, por último, establecer la dimensión temporal, es decir,un plazo determinado (y razonable) de tiempo (Time),y elaborar una línea de tiempo marcando distintas etapas hasta llegar al Objetivo.
- Tengo claro el Objetivo a alcanzar?
- Cumple con las caracteristicas de ser SMART?
Si respondemos positivamente estas preguntas de manera sincera, completa y con absoluta claridad, sabremos si el objetivo es SMART y, por ende, cual es el resultado concreto que podemos alcanzar.
Para qué queremos trabajar en Equipo?
Podemos decir que los principales motivos por los cuales todas las Organizaciones buscan Trabajar en Equipo son:
- Pueden obtenerse visiones diferentes que permitan desarrollar una tarea con mayor dinamismo y calidad
- Se logra en la mayoría de los casos economizar los tiempos de realización de las labores.
- En la cooperación se potencian los aportes de cada uno de sus miembros
- Aumenta su sentido de pertenencia al grupo y a la Organización
- Se incrementa la posibilidad de nuevos aprendizajes
- Genera mejor ambiente de trabajo y resolución de conflictos
- Promueve la confianza en todos sus ámbitos
- El éxito del equipo redunda en eléxito personal, lo cual es más gratificante
La tarea,es mejor en equipo?
En el acápite anterior indicamos algunos de los beneficios de Trabajar en Equipo. Pero también entendemos que no siempre funciona. Entonces podríamos preguntarnos
- El objetivo propuesto requiere de trabajar en Equipo?
- Alcanzaríamos un mejor resultado en tiempo y calidad como consecuencia del aporte de cada uno de los miembros del Equipo?
- Estos aportes agregan valor al proceso o al resultado?
- La tarea a realizar requiere de la intervención de distintas visiones que apunten a elevar significativamenteel nivel del resultado alimentado por la creatividad del conjunto?
Si respondés de manera positiva, te proponemos analizar los motivos por los cuales vas a formar un equipo de trabajo:
- No poseo el total conocimiento de las tareas necesarias para alcanzar el Objetivo
- Me siento inseguro, por lo que necesito asociarme.
- El Equipo que armé podrá suplir la ineficiencia o inmadurez de algunas personas
- En la interacción del Equipo podrán establecerse aquellos elementos aún no determinados del Objetivo.
- Si bien el Objetivo se encuentra bien definido, una vez que se conforme el Equipo, del mismo surgirá cómo lograrlo.
- La Tarea puede realizarse de manera individual o ser simplemente dividida y coordinada.
Si te identificas con alguno de estos puntos, tendrías que reconsiderar si resultaría conveniente y productiva la formación de un Equipo de Trabajo.
La relevancia de la Cultura Organizacional
La Cultura es lo que las personas crean a partir de los mensajes recibidos acerca de cómo se espera que se comporten(4). Esta es una de las más simples y concretas definiciones de Cultura que transmite la relevancia del concepto ya que es lo que atraviesa estructuralmente a todas las Organizaciones.
Esta “Columna Vertebral” se exterioriza naturalmente por medio de los mensajes que se emiten en todas direcciones y que delimitan lo que “está bien” y lo que “está mal” y también con lo que se valora de las personas, no únicamente “lo que dicen”, sino principalmente “lo que hacen”. En definitiva, determina qué es lo “importante” o “valioso” dentro de la Organización.
Dado que la Cultura refleja “cómo se hacen las cosas”, entendemos que es de suma importancia contemplar si mira con buenos ojos a los Equipos de Trabajo, y no solamente desde el discurso formal. Podemos determinar si esto es así, si la Organización, entre otras cosas:
- Posee un sistema de premios y castigos que sea transparente para todos (no solo de orden monetario)
- Tiene mecanismos de ascensos y promociones de acceso universal y con requisitos claros
- Respalda a Líderes que priorizan el interes colectivo en pos del desempeño del equipo al interés individual.
- No hace “foco” únicamente en el error, sino en el aprendizaje que éste conlleva.
- Entiende el cambio como un proceso. No hay resistencia.
- Promueve la integración de las personas y enfoca en su motivación y desarrollo
Y lo más importante: las Personas
Insistimos en cada uno de los Entrenamientos y Talleres que brindamos, que lo más importante de cualquier Organización es su capital humano. Nada se logra si no se observa y aprecia la participación de las personas dentro de la misma. Para esto, tenemos que conocerlas.
En ese conocimiento podemos detectar virtudes y talentos que hagan una gran diferencia a favor de las Tareas en Equipo. Y también aquellas características que puedan redundar en una dificultad para el trabajo diario y la interacción con otros.
El rol del lider es sacar a la luz los primeros y trabajar con los segundos para brindar herramientas que les permitan desarrollar su potencial, desarticular los obstáculos y obtener lo mejor de cada uno para la Organización y para el crecimiento de ellos mismos.
Las personas nacen, los equipos se hacen (5)
Puede un Equipo estar compuesto por personas que son totalmente diferentes entre si. Desde quienes son más analíticos en su trabajo, otros más orientados a las relaciones, otros más exigentes y que apunten a la acción, otros más negociadores y en el medio varios estadíos intermedios de quienes, a pesar de sus diferencias, pueden obtenerse los mejores resultados en su combinación.
Entendemos también que, además de las condiciones de conocimiento técnicas que posea cada uno, hay otros elementos necesarios, que son la pasión por lo que hacen y lavoluntad para trabajar. Hay personas que necesitan desafios para sentirse estimuladas y avanzar y se desmotivan rápidamente si no hay delante de ellos una atractiva montaña para escalar.
Por otra parte, si hay personas que son ineficientes, no podrá suplirse esa característica dentro del Equipo de Trabajo. No quiere decir que no puedan formar parte, sino que habrá que iniciar un proceso individual que le permita adquirir los conocimientos y herramientas que posibiliten un mejor desempeño.
Además es importante saber si existen objetivos distintos o antangónicos al de la Organización. Esto significa que un individuo puede priorizar su reputación, querer lograr un ascenso, tener un espacio que le permita un mayor poder o, en lo personal, pasar mas tiempo con la familia o en otras actividades, recibirse o encontrar otro empleo. Si no tomamos debida nota sobre esto, puede ocurrir que un equipo se nos desarme rápidamente. Tener esta información nos permite poder establecer un equilibrio y saber si la persona puede llegar a identificarse (o no) con el objetivo del equipo.
Lo mismo ocurre con aquellas que consideramos “difíciles” y son problemáticas a la hora de trabajar con otras personas. Es imprescindible detectar conductas tóxicas que puedan echar por la borda cualquier tarea o aumentar los tiempos de realización. Puede darse en quienes ejercen el victimazgo constante, los talentosos que no reconocen a otros, los que tiene un ego demasiado grande, los eternos niños y otros. Quienes detenten estos comportamientos no significará obligatoriamente aislarlas, sino identificar si hay una real intención de trabajar en equipo, de valorar las capacidades ajenas y de lograr su integración… o decidir precisamente todo lo contrario.
Definición de Estructura, Roles y Toma de Decisiones del Equipo
Determinar qué va a hacer cada uno, dentro de qué esquema de trabajo y cómo tomar las decisiones, es trascendental para que el Equipo avance hacia el Objetivo propuesto.
Establecer una Estructura es reconocer en un mapa jerárquico a quien debo informar, quienes son mis pares y colaboradores y de qué manera inteactúo con cada uno.
El de los roles no es un tema menor, ya que habla de QUIEN, hace QUE y CUANDO, sin dejar espacios en blanco y sin superposiciones, para evitar conflictos que puedan surgir de estas indefiniciones.
Ademas, es importante establecer el mecanismo para la toma de decisiones del equipo, con sus ventajas y desventajas desde el principio. Si será por consenso, por mayoría, por expertos, por parte del Lider y ante qué circunstancias, ordinarias o extraordinarias.
- Tenemos establecida la Estructura para el Equipo que queremos formar?
- Cuales son los roles de cada uno de sus miembros?
- Cómo es la forma en que se toman las decisiones?
Todo habla de la Comunicación
En términos de comunicación, si tenemos definido el Objetivo a perseguir por un Equipo, debemos transmitirlo de manera clara, concisa y estar abiertos a consultas y, por qué no, a sugerencias que optimicen procesos internos para alcanzarlo.
Por otra parte, el Equipo debe sostenerse en la comunicación, ya que una de los grandes bondades del equipo es la agilidad con la cual se desenvuelve y puede, incluso modificar el rumbo planteado hacia un objetivo mas elevado.
Es más, pueden crearse espacios en los cuales puedan generarse debates que permitan cuestionar los procedimientos instaurados y proponer nuevos en un camino de mejora continua. No se trata de pasarnos el tiempo deliberando, sino tener la posibilidad de plantear un cambio que apunte a una tarea o procesos de mayor calidad.
Mas allá de la existencia de una cadena de mando necesaria y conocida, estar abiertos a la comunicación es primordial ya que su fluidez impacta directamente en los resultados del Equipo, en la mejora de sus procedimientos y, por ende, en el ambiente de trabajo, sin perder el Objetivo para el cual fue conformado.
Tengamos en cuenta que siempre “uno dice lo que dice, el otro escucha lo que escucha y no necesariamente ambas cosas coinciden”. Desde la disciplina del Coaching, trabajamos intensamente en temas de comunicación que hacen que las personas puedan acercarse de manera genuina, muchas veces con simples tips que les permiten generar conversaciones efectivas.
Preguntas:
- En el momento de hablar, percibo que el otro entiende lo que quiero transmitir?
- Estoy totalmente disponible cuando escucho?
- Qué conversaciones me falta mantener?
- Las reuniones de Trabajo resultan efectivas?
La Confianza, eje fundamental del Equipo que genera Compromiso
Para nosotros, el componente imprescindible para el Trabajo en Equipo es la Confianza:
- En el Resultado que se pretende alcanzar
- En la Organización
- En el Equipo
- En los otros
- En si mismos
Cuando la Confianza está ausente, la gente tiende a no accionar, se paraliza. Y es aquí donde se requiere la habilidad del Líder para detectar esta situación y comenzar un proceso que la instaure. Esto no significa que todos tenemos que “ser amigos” sino de “poder trabajar” con otros. No se trata tampoco de una confianza absoluta, sino de lograr un nivel tal que me permita descansar en la tarea del otro, reconocerla y estimularla, en reciprocidad.
Cuando un equipo supera las individualidades
y se entera de la confianza del Equipo,
la excelencia se vuelve una realidad
Joe Paterno
Cómo se logra la confianza? En primer lugar, tenemos que aceptar las diferencias, incorporando en el proceso las cuestiones que me distinguen de otro. No en términos de bien o mal, sino de mirar de buena manera lo distinto que somos y que eso puede enriquecernos. También podemos practicar el reconocimiento de las cualidades positivas del otro, desde la total honestidad, para que, al momento de realizar un feedback negativo no sea traumático. Estar dispuesto a asumir responsabilidades y a escuchar a otros son acciones primordiales que ayudan a consolidar la Confianza.
Si queremos trabajar en Equipo, nos tendremos que abstener de las críticas, quejas, prejuzgamientos, la automaticidad de echar culpas, los chismes y el radio pasillo, para dar lugar a conversaciones que sean productivas y generen posibilidades de crecimiento.
De acuerdo a lo que menciona Stephen M. R. Covey y Greg Link(6), el análisis para la Confianza Inteligente, implica evaluar tres variables fundamentales
- Oportunidad (en qué situación, en qué momento y qué vamos a confiar en otro)
- Riesgo (cual es el grado de riesgo implicado)
- Credibilidad (carácter y competencia de las personas implicadas)
Adquirir la Confianza es un proceso que se logra en base a la decisión de los miembros del Equipo, lo cual demanda un alto nivel de Compromiso individual y grupal. Esto implica observarse en situaciones cotidianas y acciones tanto propias (principalmente) y ajenas, que fortalezcan la interacción.
Una vez atravezado este camino y lograda la Confianza, es muy fácil llegar al Compromiso del Equipo con el Objetivo. En primera instancia porque cada uno se puede sentir identificado con ese Objetivo, lo ve realizable, quiere formar parte y confía que se va a alcanzar y que todo eso será beneficioso no sólo para el Equipo sino también para cada miembro.
En todos estos procesos, el Coaching Ontológico asiste brindando herramientas que permiten construir y consolidar la Confianza y obtener el Compromiso de cada uno con el Equipo y con el Objetivo planteado.
Qué sucede con el Liderazgo?
El Lider puede definirse como aquel que es capaz de generar cambios que agreguen valor a la Organización. Cuando Jonh F. Kennedy dijo “Vamos a poner un hombre en la Luna”, ésta se convirtió en la frase de liderazgo por excelencia, ya que enunció un objetivo claro, de un significado de tal magnitud que genera compromiso de quienes lo reciben.
Esto es lo que representan los Lideres: son los que asumen responsabilidades, aúnan esfuerzos, están dispuestos a correr riesgos, son parte del Equipo, son coherentes, conducen hacia el objetivo, practican el reconocimiento a otros, están disponibles a sugerencias, valoran las diferencias, admiten el conflicto como parte del proceso, tienen un bagaje de conocimientos estando al mismo tiempo, abiertos al aprendizaje y, principalmente predican con el ejemplo.
Los Líderes son aquellos que transmiten la energía que permite mantener vivo el entusiasmode avanzar hacia el Objetivo propuesto en base a la Cooperación y la Confianza en el grupo y cada uno de sus miembros y tienen siempre la actitud de “ir por más”.
Conclusión
Hasta aquí una breve exploración sobre los Equipos de trabajo en el momento en que se decide (o no) su conformación que derive en los beneficios que se declaran. Para esto habrá que analizar en profundidad:
- La Tarea a realizar si requiere (o no) de interacción de varias personas lo cual implique un mejor resultado
- El Objetivo a alcanzar que sea absolutamente bien definido.
- La Cultura de la Organización que contemple el Trabajo en Equipo
- El conocimiento de las personas que formen parte del Equipo para saber si requieren mayores conocimientos y herramientas que les permitan la interacción.
- La Estructura, Roles y Mecanismo para la Toma de Decisiones que permitan avanzar con dinamismo hacia el Objetivo.
- Las Herramientas de Comunicación disponibles y aquellas que es necesario desarrollar.
- Trabajar con la Confianza y el Compromiso
- Reconocer las distintas formas de Liderazgo que potencien las habilidades y virtudes de los miembros del Equipo.
Una vez realizado este paso, podremos determinar la conveniencia de la formación de un Equipo de Trabajo y qué recaudos deberemos tomar para alcanzar el éxito. Del mismo modo y esto es fundamental, trabajar con las personas para poder obtener lo mejor de cada una, logrando a su vez, una versión superior de ellas mismas, en un Equipo que elija orientarse a la excelencia.
Fernanda Estevao Díaz
Miriam Ottolini
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REFERENCIAS
- Publicado por Editorial Thomson Reuters en la Revista Enfoques 2016-06
- El Coaching es un proceso dinámico e interactivo de entrenamiento para el logro de objetivos. Es un camino de crecimiento y aprendizaje personal, grupal, empresarial u organizacional. El término Ontológico representa la definición del Ser Humano y, mas precisamente en el Coaching que brindamos, lo hacemos a través del Lenguaje que utilizamos.
- En inglés significa inteligente, listo, experto.
- Del libro ·Walking the talk – La Cultura del Ejemplo”, Carolyn Taylor, Ediciones Aguilar
- De libro “Porqué Fallan los Equipos”, Harvey Robbins y Michael Finley, Ediciones Granica
- Del libro “Confianza Inteligente”, Stehpen M. R. Covey y Greg Link, Editorial Paidós. El concepto de Confianza Inteligente es la propuesta que realiza el autoa, el cual se encuentre entre los extremos de Confianza Ciega y Desconfianza Absoluta.
